Entrada de Nota Fiscal

A entrada de notas é dividida em 3 fases:

1. Autorização de recepção: Pode ser feita via XML ou Manual, nesta etapa o Sistema pode validar os itens com o pedido de compra, associar itens que não foram localizados pelo sistema.
2. Guia cega: Conferencia física da mercadoria, é recomendável o uso de um coletor de dados ou um celular Android para utilizar o Sac Mobile, mas é possível utilizar a Guia Cega Impressa.
3. Entrada de nota: Finalização do Processo, ao finalizar esta etapa é gerado o estoque, financeiro e os itens vão para a liberação de preço de venda, mas tudo isto depende da configuração da natureza de operação.

Autorização de Recepção via XML

Acesse o menu Estoque – Recebimento – Autorização de Recepção

Selecione o estabelecimento que vai realizar a autorização da entrada, clique na opção incluir, e depois XML.

O arquivo XML pode ser obtido de diversas formas:

1. Através do XML Connect, verifique se o estabelecimento tem o módulo disponível no contrato e se o mesmo foi ativado, estando tudo corretamente parametrizado, para acesso o arquivo clique no botão Ler XML conforme imagem. 
2. Baixar o arquivo da Sefaz usando o Lumi Gerencial, Desmarque as flags Pasta Nfe e digite ou Leia (usando um leitor de código de barras) a chave da nota que deseja dar entrada, dessa forma o sistema vai buscar o xml direto na sefaz.                                            
3. Download Manual do Arquivo, Estando com o Arquivo Salvo clicar em Ler XML, escolha a Pasta onde o XML está salvo e selecione o arquivo.                              

2) Após selecionar o arquivo XML da nota, o sistema apresentará os itens do XML, na ordem do XML, duas linhas para cada produto, a linha que inicia com REF, representa o produto no XML (Danfe), a linha que começa com PLU é representa o produto no sistema Lumi Gerencial, na coluna situação pode ter algumas divergências que segue abaixo.

Produto não cadastrado, o produto pode realmente não estar cadastrado, ou no xml não contém a informação de EAN (código de barras), ou o produto está cadastrado sem o EAN ou com o EAN errado. Basta clicar duas vezes na linha do erro e associar o produto.

Isso pode ser feito digitando o PLU do produto, ou clicando na lupa e pesquisando pelo item, também deve ser preenchido o Fator de conversão por embal.de compra, caso o produto seja unitário preencher com 1, caso seja caixa, fardo etc, preencher com a quantidade que vem dentro da caixa, isto é muito importante para que o estoque e custo do produto fique correto.

Divergência entre embalagem x unidade, isto ocorre porque a embalagem cadastrada para o produto, difere da enviada pelo fornecedor, neste exemplo, fornecedor mandou no xml PAR, e o produto entá UN, basta clicar duas vezes na linha e salvar, que o sistema vai acatar o que está no produto, também se preferir pode alterar para a unidade conforme nota.

Somente quando todos os itens estiverem com a situação Validado (OK) Pendente de Análise, escolher então a natureza de operação e clicar em Analisar, neste momento o sistema vai checar se existe pedido de compra, e caso exista, se está de acordo com a nota, pode ser feito alguns bloqueios, para não aceitar entrada sem pedido, ou não aceitar itens com valor e quantidade acima do pedido, mas estes bloqueios são opcionais.

Estando tudo ok, conforme imagem clicar em Salvar.

Pronto, agora o xml está autorizado vamos ao próximo passo.

Autorização de Recepção Manual

Acesse o Menu Estoque – Recebimento – Autorização de Recepção

Selecione o estabelecimento que vai realizar a autorização da entrada, clique na opção incluir, e depois Manual.

Preencher os dados básicos, Natureza de operação, fornecedor, Nota fiscal, Serie, Mod, Emissão, Chave NFe (caso seja uma nota fiscal eletrônica).
Clicar em Incluir Produto.

Digitar a referência do fornecedor ou PLU do produto, para buscar o item, ou clicar no ícone barras e pesquisar pelo item, preencher com os campos Qtd e Valor Unitário e confirmar.

Se existir pedido de compra já liberado, ao invés de clicar em Incluir Produto, basta clicar no botão buscar.

Sistema vai buscar os itens do fornecedor selecionado e que possui pedido, então basta selecionar o item que pertence a nota e confirmar a quantidade que está chegando.
Também é possível antes de buscar digitar um número especifico de pedido, assim sistema só irá exibir os itens daquele pedido.

Observação, na opção entrada de nota, como a entrada foi manual, a aba dados da nota, vem em branco e deve ser preenchida conforme a nota fiscal (Danfe).

Guia Cega

Acesse o Menu Estoque – Recebimento – Guia Cega

Os clientes que optam pela Guia Cega, normalmente fazem uso do coletor de dados ou celular ambos via Sac Mobile, então os dados desta tela são preenchidos automaticamente pelo coletor ou celular, caso queira utilizar de forma manual, primeiro deve imprimir a guia, o conferente então anota os dados na guia, e a pessoa que está na recepção da nota preenche estes dados, ao salvar os dados da guia, é feito então o passo final de entrada da nota.

Para realizar o preenchimento da guia, selecionar a nota e clicar em entrada.

Clicar duas vezes no item, ou selecionar o item e clicar em contagem, preencher com a quantidade, conforme lista fornecida pelo conferente.

Ao finalizar o preenchimento da contagem, clicar em gravar contagem, também pode gravar parcial, caso tenha que terminar o preenchimento da guia em outro momento.

Guia Cega via Sac Mobile

Acesse o Sac Mobile pelo coletor de dados ou celular na opção Recebimento

Selecione a Nota que deseja realizar a conferencia 

Bipar ou digitar o item que deseja conferir

Preencher a quantidade total do item e salvar

Após preencher a quantidade de todos os itens da nota, clicar em finalizar, a nota será alterada para na recepção e poderá ser finalizada conforme instruções a seguir.

Entrada de Nota

Estoque – Recebimento – Entrada de Nota

Este é o último passo para entrada de nota, selecione a nota e clique em entrada. Pode ser feito alguns filtros para encontrar a nota, como pesquisar por fornecedor, número de nota, data de entrada etc.
Dependendo de que fase da entrada está a nota apresenta algumas situações que são:

Não conferida, ainda não foi feito a guia cega.
Em conferencia, a guia cega está sendo preenchida, ou a guia cega está desabilitada.
Na recepção, já foi preenchida a guia cega e já pode finalizar a nota.
Com divergência, ao dar entrada a nota apresenta alguma divergência, que pode ser fiscal ou financeira, deve ser sanado todas as divergências antes de grava a nota, sistema não permite finalizar uma nota que contenha qualquer divergência, desde que seja criado tolerâncias, o que não é aconselhável.
Nota Recebida, a nota foi finalizada com sucesso, produto já está no estoque.

Ao clicar em entrada será exibida a tela abaixo:

Na aba Dados da Nota, como a entrada foi feita via xml, os dados vem preenchidos conforme xml, e não devem ser alterados.

Na aba Relação de Produtos, vem também preenchida conforme xml, e não deve ser alterada, caso deseje realizar a devolução de algum item, clicar no item e marcar a flag devolução e informar a quantidade a ser devolvida.

Na aba Financeiro, escolher a condição de pagamento, caso está opção esteja disponível, pois existem parâmetros que podem ser feito para obrigar que esta opção seja igual a do pedido e não da acesso para alteração.
Incluir as faturas até que seja atingido o valor da nota, ao incluir as faturas pode ser alterado o vencimento ou valor para que fique de acordo com os boletos, ou ler o código de barras do boleto.

Caso exista um conhecimento de frete, o mesmo pode ser preenchido nesta tela, então o valor do frete será reateado ao custo do produto.

Na aba aba divergências, clicar em verificar divergências, caso apresente a mensagem nada consta, gravar a nota.

Caso o sistema apresente divergências:

Divergência pode ser de guia cega, então deve selecionar a opção de recontar

Divergência financeira, provavelmente não preencheu corretamente a aba financeiro, ou deixou de preencher.

Fiscal, o produto apresenta um ambiente fiscal que não confere com a nota, alterar o produto para um ambiente fiscal que seja o mesmo da nota, é importante lembrar que o produto pode estar certo e a nota errada, para isto é importante que a pessoa que cadastra o produto, entenda bem da parte fiscal ou consulte o contador, também pode ser pressionado a tecla F1 que o sistema vai apresentar o calculo de imposto para os produtos facilitando a correção.


Outras funções da tela de Entrada de Nota

Reiniciar – Caso tenha sido feito alguma alteração no cadastro de produto, mais comum quando é alterado o ambiente fiscal do produto, ao clicar em reiniciar, o sistema corrige os itens para os dados alterados.
Visualizar – Utilizado para visualizar a nota, está opção é apenas para visualizar, que tem o mesmo efeito se clicar duas vezes na nota exibida na tela.
Excluir – Se a nota ainda não estiver com a situação de Nota Recebida, é possível excluir a nota, para que seja autorizada novamente, isto ocorre quando existe um erro na autorização.
Recontar – caso exista divergência de guia cega no momento de verificar as divergências para gravar a nota, é necessário utilizar está opção para que seja habilitado novamente a guia cega.
Correção – caso deseje alterar CFOP ou fator de compra é possível com está possível, nenhum outro dado é possível alterar, se for necessário outro tipo de alteração, a nota deve ser estornada e então autorizada novamente.
Etiqueta – Emitir as etiquetas da nota.