O processo de entrada de notas é dividido em três fases principais: Autorização de Recepção, Guia Cega, e Entrada de Nota. Abaixo está uma descrição detalhada de cada etapa.

Autorização de Recepção via XML

Menu: Acesse Estoque > Recebimento > Autorização de Recepção.
Selecione o estabelecimento e clique em Incluir > XML.
Escolha uma das opções para carregar o arquivo XML:
- XML Connect: Ler diretamente o XML recebido pela Sefaz.
- Baixar da Sefaz: Insira ou escaneie a chave da nota fiscal para buscar o XML.
  - Desmarque as flags "Pasta Nfe".
  - Digite a chave da nota fiscal ou use um leitor de código de barras para escaneá-la.
  - O sistema buscará automaticamente o XML diretamente na Sefaz.
- Download Manual: Selecione o XML salvo no computador e clique em Ler XML.
Após selecionar o arquivo XML da nota, o sistema exibirá os itens conforme organizados no XML, com a seguinte estrutura para cada produto:

Linha REF (Referência):
- Representa o produto conforme especificado no XML (Danfe).
- Exibe as informações diretamente do documento fiscal eletrônico.
Linha PLU:
- Representa o produto cadastrado no sistema Lumi Gerencial.
- Mostra como o produto está configurado no sistema, incluindo seus detalhes como unidade, EAN e fator de conversão.
Coluna Situação:
- Indica o status do produto durante o processo de validação e integração entre os dados do XML e o cadastro no sistema.
- Possíveis divergências:
  - Produto Não Cadastrado.
  - Diferença Entre Embalagem e Unidade
  - Fator de Conversão Incorreto

Produto Não Cadastrado:

O produto pode não estar cadastrado, ou o XML pode conter erros no EAN (código de barras). Isso também pode ocorrer se o produto estiver cadastrado com o EAN errado ou sem EAN.
Solução:
- Clique duas vezes na linha com erro.
- Associe o produto manualmente digitando o PLU ou clicando na lupa para pesquisar.
- Preencha o Fator de Conversão por Embalagem de Compra:
  - Se unitário, preencha com 1.
  - Se em caixas, fardos ou similares, informe a quantidade contida na embalagem.
- Isso garantirá que o estoque e o custo do produto sejam ajustados corretamente.

Divergência Entre Embalagem e Unidade:

O erro ocorre quando a embalagem cadastrada no sistema difere da enviada pelo fornecedor. Por exemplo:
- O fornecedor enviou no XML como PAR (par), mas o produto está cadastrado como UN (unidade).
Solução:
- Clique duas vezes na linha com erro.
- Salve para aceitar o que está configurado no sistema.
- Caso prefira ajustar conforme a nota fiscal, altere para o tipo de unidade do XML e confirme.

Somente quando todos os itens estiverem com o status Validado (OK) Pendente de Análise, prossiga para os seguintes passos:

Escolha a Natureza de Operação:
- Selecione a natureza de operação apropriada para a entrada da nota fiscal.
- A natureza de operação determina como os itens serão tratados no estoque, no financeiro e no cálculo de impostos.
Clique em "Analisar":
- Neste momento, o sistema verificará:
  - Existência de Pedido de Compra: O sistema checa se os itens correspondem a um pedido de compra já registrado.
  - Conformidade com o Pedido: O sistema valida se os valores e as quantidades no XML coincidem com o pedido de compra.
- Caso haja bloqueios configurados no sistema, podem ocorrer restrições como:
  - Bloqueio para Entrada sem Pedido: Não é permitido dar entrada de itens sem um pedido prévio.
  - Bloqueio por Valor ou Quantidade Excedente: Não é permitido registrar itens com valores ou quantidades superiores ao especificado no pedido.
Correção de Divergências:
- Se houver divergências identificadas durante a análise, revise os itens, ajuste os erros apontados e repita o processo.
Salvar:
- Após concluir a análise sem erros, clique em Salvar.
- Com isso, o XML será autorizado e estará pronto para a próxima etapa no processo de entrada de nota fiscal.

Essa validação garante que os dados da nota fiscal estejam em conformidade com os cadastros e procedimentos do sistema, reduzindo erros e facilitando auditorias futuras.

Autorização de Recepção Manual

Menu: Acesse Estoque > Recebimento > Autorização de Recepção.
Selecione o estabelecimento e clique em Incluir > Manual.
Preencha os dados básicos da nota (natureza de operação, fornecedor, número, série, etc.).
Adicione os produtos:
- Use a referência do fornecedor ou o PLU para buscar o produto.
- Preencha a quantidade e o valor unitário.
- Se já houver um pedido de compra liberado, ao invés de clicar em Incluir Produto, clique no botão Buscar.
- O sistema buscará automaticamente todos os itens cadastrados do fornecedor selecionado que estão vinculados a pedidos de compra liberados.
- Para uma busca mais direcionada:
  - Insira o número do pedido de compra antes de clicar em Buscar.
  - O sistema filtrará e exibirá apenas os itens vinculados ao número de pedido especificado.

Observação Importante

Na opção de entrada manual de nota, a aba "Dados da Nota" virá em branco, pois o sistema não possui informações automáticas importadas, como ocorre na entrada via XML.

Guia Cega - Etapas de Utilização

A Guia Cega é uma ferramenta para realizar a conferência física de mercadorias, permitindo maior controle no recebimento. Ela pode ser utilizada com um coletor de dados, celular via Sac Mobile, ou manualmente. Abaixo, segue o processo detalhado:

1. Acessando o Menu Guia Cega

Navegue até o Menu:
Estoque > Recebimento > Guia Cega.

Seleção do Item
- Localize o item na lista exibida na tela da Guia Cega:
  - Clique duas vezes no item desejado.
  - Ou, selecione o item na lista e clique na opção Contagem.
- Preenchimento da Quantidade
  - Preencha o campo Quantidade com a quantidade física conferida, conforme anotado na lista do conferente.
- Salvando a Contagem
  - Após inserir os dados de todos os itens conferidos:
    - Clique em Gravar Contagem para salvar os dados no sistema.
- Salvamento Parcial
  - Caso a conferência não seja concluída de uma só vez:
    - Utilize a opção Gravar Parcial para salvar os itens já conferidos.
    - Retorne posteriormente para finalizar a contagem da guia.
- Observação
  - Sempre revise as quantidades preenchidas antes de salvar, para evitar inconsistências.
  - Caso haja divergências entre a contagem física e os dados da nota, elas serão tratadas na etapa de Entrada de Nota.

Guia Cega via Sac Mobile

Etapas para Conferência de Notas pelo Sac Mobile

1. Acessar o Sac Mobile

Utilize um coletor de dados ou celular com o aplicativo Sac Mobile instalado.
No menu do aplicativo, acesse a opção Recebimento.

2. Selecionar a Nota

Localize e selecione a Nota Fiscal que deseja conferir na lista exibida.

3. Conferir os Itens

Utilize uma das opções para identificar os produtos:
- Bipar o código de barras do item com o coletor ou celular.
- Digitar manualmente o código do item no campo correspondente.

4. Inserir Quantidade

Para cada item conferido:
- Preencha o campo Quantidade com a quantidade total recebida.
- Clique em Salvar para registrar a conferência de cada item.

5. Finalizar a Conferência

Após verificar e preencher a quantidade de todos os itens da nota:
- Clique em Finalizar.
- A situação da nota será atualizada para Na Recepção, permitindo que o processo siga para a etapa de Entrada de Nota no Lumi Gerencial.

Processo de Entrada de Nota

Acesso à Tela de Entrada de Nota

Navegue até o menu:
Estoque > Recebimento > Entrada de Nota.
Utilize os filtros disponíveis para localizar a nota que deseja processar, como:
- Fornecedor
- Número da Nota
- Data de Entrada, entre outros.

Situações Possíveis de Notas

As notas podem se encontrar em diferentes situações no sistema, conforme a fase de processamento:

Não Conferida:
- A guia cega ainda não foi preenchida.
Em Conferência:
- A guia cega está sendo preenchida ou foi desabilitada.
Na Recepção:
- A guia cega foi preenchida e a nota está pronta para finalização.
Com Divergência:
- A nota apresenta problemas a serem corrigidos, como:
  - Divergência Fiscal: Exemplo, impostos ou CFOP inconsistentes.
  - Divergência Financeira: Valores não correspondem aos boletos ou condições de pagamento.
- Ação: Resolva todas as divergências antes de finalizar a nota.
  - Obs.: É possível criar tolerâncias no sistema, mas não é recomendável para manter a confiabilidade dos dados.
Nota Recebida:
- A nota foi finalizada com sucesso, os produtos foram incorporados ao estoque e os lançamentos financeiros foram realizados.

Finalização da Entrada de Nota

1. Aba "Dados da Nota"

Preenchimento Automático:
- Caso a entrada tenha sido feita via XML, os dados serão preenchidos automaticamente e não devem ser alterados.

2. Aba "Relação de Produtos"

Itens do XML:
- Preenchidos automaticamente e não devem ser alterados.
Devolução de Produtos:
- Caso seja necessário devolver algum item:
  1. Selecione o item.
  2. Marque a flag "Devolução".
  3. Informe a quantidade a ser devolvida.

3. Aba "Financeiro"

Condição de Pagamento:
- Escolha a condição de pagamento, caso a opção esteja disponível.
- Obs.: Parâmetros podem ser configurados para obrigar a utilização da condição de pagamento do pedido, restringindo alterações.
Inclusão de Faturas:
- Insira as faturas até atingir o valor total da nota.
- Ao incluir as faturas:
  - Alteração Permitida: Modifique o vencimento ou valor para adequá-lo aos boletos fornecidos.
  - Leitura de Código de Barras: Utilize para maior praticidade.
Frete:
- Caso exista um conhecimento de frete:
  - Preencha os dados na tela.
  - O valor do frete será reateado ao custo dos produtos.

4. Aba "Divergências"

Clique em Verificar Divergências:
- Se aparecer a mensagem "Nada consta", a nota está pronta para ser gravada.
- Caso haja divergências, o sistema alertará sobre os problemas.

Possíveis Divergências:

Divergência de Guia Cega:
- Utilize a opção "Recontar" para corrigir.
Divergência Financeira:
- Provavelmente há erro ou ausência de preenchimento na aba Financeiro.
Divergência Fiscal:
- O produto apresenta inconsistência fiscal em relação à nota.
- Ações:
  - Ajuste o CFOP ou ambiente fiscal do produto.
  - Caso a nota fiscal esteja incorreta, verifique com o fornecedor.
- Obs.: Utilize a tecla F1 para exibir o cálculo de impostos, facilitando a correção.

Gravar a Nota

Após corrigir as divergências e verificar os dados:
- Clique em Gravar para finalizar o processo.
- O estoque será atualizado e os lançamentos financeiros realizados.

Divergência Fiscal: Ajustes Necessários

Quando o produto apresenta divergências fiscais em relação à nota, é essencial identificar e corrigir a situação para que o processo de entrada seja concluído. Seguem as orientações:

1. Identificação do Problema

Situação:
- O ambiente fiscal do produto no sistema não confere com o ambiente fiscal da nota fiscal recebida.
- Isso pode ocorrer devido a diferenças no código CFOP, CST, NCM, ou regras tributárias.

2. Ações para Correção

Alteração do Ambiente Fiscal:
- Ajuste o ambiente fiscal do produto no sistema para corresponder ao ambiente fiscal da nota.
- Para isso, siga os passos:
  1. Localize o produto com a divergência.
  2. Verifique o ambiente fiscal correto conforme os dados da nota (XML ou Danfe).
  3. Atualize o CFOP, CST, ou outros campos necessários para alinhar com as informações da nota fiscal.
Validação com o Contador:
- É fundamental que a pessoa responsável pelo cadastro dos produtos tenha conhecimento sobre tributação fiscal.
- Caso haja dúvidas, consulte o contador para confirmar se o ambiente fiscal correto é o da nota ou se a nota precisa de correção pelo fornecedor.
Tecla F1 para Análise Fiscal:
- Pressione F1 no sistema para exibir o cálculo dos impostos aplicados ao produto.
- Utilize essa funcionalidade para identificar rapidamente as diferenças tributárias e auxiliar na correção.

3. Importante Considerar

Nota Incorreta:
- Nem sempre a divergência está no produto; pode ser que o erro esteja na nota fiscal fornecida.
- Caso identifique que a nota está errada:
  - Entre em contato com o fornecedor para solicitar a correção.
Impacto do Ambiente Fiscal:
- Garantir que o ambiente fiscal esteja correto é essencial para:
  - Evitar problemas de compliance fiscal.
  - Garantir que os impostos sejam calculados corretamente.
  - Assegurar que a entrada dos produtos no estoque esteja em conformidade legal.

4. Finalização

Após realizar os ajustes necessários no ambiente fiscal:
1. Clique em Reiniciar para que o sistema atualize os dados do produto conforme as alterações realizadas.
2. Verifique novamente as divergências e, caso a mensagem "Nada consta" apareça, prossiga para gravar a nota.

Outras funções da tela de Entrada de Nota

A tela de Entrada de Nota no sistema oferece diversas funções para facilitar o processo de registro e correção de notas fiscais, garantindo que os dados estejam corretos antes da finalização. Confira as funcionalidades disponíveis:

1. Reiniciar

Descrição:
- Se alguma alteração foi feita no cadastro do produto (por exemplo, ambiente fiscal), clique em Reiniciar.
- O sistema ajustará os itens da nota com base nos dados atualizados.
Utilização Comum:
- Após corrigir divergências fiscais ou ajustar informações no cadastro do produto.

2. Visualizar

Descrição:
- Permite visualizar os dados da nota sem fazer alterações.
- Tem a mesma função de clicar duas vezes sobre a nota exibida na tela.
Utilização Comum:
- Consultar informações detalhadas da nota, como produtos, valores e condições financeiras.

3. Excluir

Descrição:
- Permite excluir a nota caso ainda não tenha sido finalizada (situação diferente de Nota Recebida).
- Após a exclusão, a nota pode ser novamente autorizada para entrada.
Utilização Comum:
- Quando há erros na autorização ou necessidade de reiniciar todo o processo.

4. Recontar

Descrição:
- Utilizado para habilitar novamente a Guia Cega em casos de divergências encontradas durante a verificação de dados.
- Permite corrigir contagens ou informações físicas dos itens.
Utilização Comum:
- Quando há necessidade de ajustar quantidades ou validar novamente os itens da guia cega.

5. Correção

Descrição:
- Possibilita alterar o CFOP ou o Fator de Compra.
- Nenhum outro dado da nota pode ser alterado com essa função.
- Para outras alterações, a nota deve ser estornada e autorizada novamente.
Utilização Comum:
- Quando há erro no CFOP ou discrepância no fator de compra.

6. Etiqueta

Descrição:
- Permite emitir etiquetas para os produtos da nota.
Utilização Comum:
- Impressão de etiquetas para identificação de produtos no estoque ou prateleira.

Essas funções garantem maior flexibilidade e controle durante o processo de entrada de notas fiscais, permitindo ajustes e correções antes da finalização.

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