O recurso de Alçada de Compra permite que o Gestor gestor programe um valor uma verba mensal máxima para compra a aquisição de mercadorias, sendo que ao esgotar . Quando o saldo da alçada se esgota, o comprador não vai mais conseguir poderá liberar novos pedidos no sistema, transferindo esta essa responsabilidade para o setor financeiro, dessa forma evitando assim comprometer o fluxo de caixa não fica comprometido, o ideal que o . O valor da alçada seja baseado deve ser definido com base no Planejamento das Vendas (Planejamento de Venda ).É possível trabalhar a alçada e por categoria. Para mais informações, acesse /wiki/spaces/PDPS/pages/2555084806.
Esse controle pode ser configurado por Estabelecimento ou Agrupamento, para trabalhar por agrupamento deve ser ativado . Para ativar a funcionalidade por Agrupamento, siga os passos abaixo:
Acesse o menu Sistema.
Selecione a opção Ferramentas.
Clique em Parametrização do Sistema.
Ative o parâmetro Alçada de Compra pelo Agrupamento
...
na opção 3.
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Antes de Planejar as Compras siga algumas premissas básicas:
1 - O sortimento da loja está sendo controlado
2 - Premissas para o Planejamento de Compras:
Controle do Sortimento da Loja: Certifique-se de que todos os produtos necessários estão disponíveis e organizados conforme a demanda e o perfil de cada loja.
Verificar se os custos de Entrada de Nota Fiscal estão corretos
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: confirme que todos os custos relacionados à entrada de mercadorias estão devidamente registrados e atualizados no sistema.
Verifique se os produtos de produção e Kits estão corretamente cadastrados e controlados
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: garanta que todos os produtos fabricados e kits de produtos sejam cadastrados com suas respectivas informações de custo e controle de estoque.
Verifique se os produtos de desossa estão com os rendimentos adequados e se os custos do osso e da
...
muxiba estão corretamente distribuídos
...
5 - Planejamento por Categoria
: avalie se os rendimentos dos produtos provenientes de desossa estão precisos e se os custos adicionais, como ossos e muxiba, estão alocados corretamente.
Para criar a Alçada de Compra, siga os seguintes passos:
Acesse o Menu
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: Navegue até o menu Compras.
Clique em Alçada de Compras
...
: Escolha a opção Alçada de Compras no menu.
...
Escolha o Mês
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: Na tela de seleção de mês, utilize os botões Avançar ou Retroceder para navegar pelos meses disponíveis. Após escolher o mês desejado, clique em OK para confirmar.
...
Selecionado Após selecionar o Mês de Competência da alçada, agora deve ser inserido mês de competência da alçada, insira o valor total e salve a configuração. Para isso:
Digite o valor máximo disponível para compras no campo correspondente ao Valor Total da Alçada.
Clique em Salvar para confirmar a configuração do valor da alçada para o mês selecionado.
Dica para Planejamento
Para garantir uma gestão financeira saudável, considere que o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) não deve exceder 75% do valor total planejado para as vendas. Isso é essencial para manter a margem líquida da loja em torno de 25%, preservando a rentabilidade do negócio.
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Após definir o valor total da alçada, clicando em seguida em Salvar.
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Uma forma simples de chegar ao valor ideal para alçada é utilizar é necessário distribuí-las entre os níveis desejados:
Distribuição da Alçada:
Selecione o Departamento onde deseja distribuir a alçada e clique em Valor.
Insira o valor correspondente ao departamento e repita o processo para as Seções, Grupos e Subgrupos, conforme necessário.
Distribuição por Divisão Mercadológica:
Se a loja ou grupo trabalha com compradores específicos para cada divisão, distribua a alçada até o nível de Subgrupo. Isso facilitará a gestão detalhada das compras.
Ajuste e Verificação:
Certifique-se de que a verba foi distribuída integralmente. O total distribuído deve corresponder ao valor total da alçada definida anteriormente.
Definição do Valor Ideal:
Utilize o CMV (Custo da Mercadoria Vendida)
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disponível no relatório de
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Análise de Produtos Vendidos para determinar o valor ideal para cada categoria. Isso ajudará a manter o controle financeiro e evitará exceder o limite estabelecido.
Dica
Distribuir a alçada até o nível de subgrupo é altamente recomendado para uma gestão mais precisa, especialmente em estabelecimentos com compradores especializados em categorias específicas.
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Para calcular a alçada de compra com base no CMV, siga os passos abaixo:
Calcular o Percentual de CMV:
Divida o
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valor do CMV
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Neste Exemplo Pegamos a categoria Cesta Básica, dividindo o valor do CMV pela Venda liquida temos 73,51% isso significa que se a venda desta categoria for de R$ 100000,00 o valor de compras não pode ultrapassar R$ 73000,00.
Pensando numa Margem Liquida da loja em 25% o ideal é que o CMV não ultrapasse 75%.
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Feito isto, agora a alçada deve ser distribuída nos departamentos, seções, grupos e subgrupos, não sendo obrigatória a inserção até o ultimo nível, mas se o estabelecimento ou grupo trabalhar com compradores por divisão mercadológica, o ideal é fazer a distribuição a nível de subgrupo, fazer isso selecionando o subgrupo e clicando em valor, repetir o processo até que a verba seja toda distribuída.
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O acompanhamento da alçada pode ser feito clicando a opção Imprimir, assim que for liberado pedidos de compras, o saldo da alçada vai sendo baixado.
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(Custo da Mercadoria Vendida) pela Venda Líquida. O resultado será o percentual de CMV.
Definir o Limite de Compras:
Esse percentual indica quanto do valor planejado para vendas pode ser destinado para compras.
Exemplo: Se o percentual de CMV for 73,51% e a venda planejada for de R$ 100.000,00, então o valor máximo que se pode planejar para compras é:
Determinar o Valor Planejado por Departamento:
Utilize o Relatório Demonstrativo Geral de Vendas para encontrar o valor planejado por departamento.
Se o Planejamento de Vendas por Categoria não tiver um histórico do ano anterior, utilize o percentual de participação das vendas do departamento para calcular a previsão de vendas.
Aplicar o Percentual de CMV:
Para cada departamento, multiplique a previsão de vendas pelo percentual de CMV para obter o valor da alçada de compras.
Exemplo Detalhado:
Se a Venda Líquida de uma categoria for R$ 120.000,00 e o CMV for R$ 88.212,00, então:
Percentual de CMV=88.212120.000×100=73,51%\text{Percentual de CMV} = \frac{88.212}{120.000} \times 100 = 73,51\%Percentual de CMV=120.00088.212×100=73,51%
Se o valor planejado para vendas dessa categoria for R$ 150.000,00, o valor de compras não deve ultrapassar:
Valor de Compras=150.000×0,7351=110.265,00\text{Valor de Compras} = 150.000 \times 0,7351 = 110.265,00Valor de Compras=150.000×0,7351=110.265,00
Seguindo esses passos, é possível planejar a alçada de compras de maneira mais precisa e evitar problemas com fluxo de caixa.
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O acompanhamento da Alçada de Compras pode ser feito clicando em Imprimir. Essa opção gera um relatório detalhado, onde você poderá visualizar o valor total da alçada, os valores já comprometidos com pedidos liberados e o saldo disponível.
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Sempre que um pedido de compras for liberado, o valor correspondente será descontado do saldo da alçada automaticamente. Isso permite um controle em tempo real dos gastos com compras, garantindo que o valor estabelecido para cada categoria ou departamento não seja ultrapassado.
O sistema também impede a liberação de novos pedidos quando o saldo da alçada é esgotado. Nesse caso, é necessário que o gestor ou o setor financeiro reavaliem o planejamento ou ajustem a alçada.
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Para liberar pedidos pendentes acessar acesse o modulo Módulo Financeiro - > Contas a Pagar - > Liberação de Pedido Pendente. Clique em Liberação de Pedido Pendente.
Na tela, você poderá visualizar todos os pedidos pendentes.Sendo possível verificar a Pendencia, Cancelar o pedido ou Liberar
Ações Disponíveis:
Liberar: Se todas as condições estiverem corretas e o pedido estiver pronto para liberação, clique na opção para liberar o pedido.
Cancelar: Caso o pedido não deva prosseguir, você também terá a opção de cancelar o pedido diretamente da tela.
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Também é possível criar Divisões Mercadológicas, e associar os compradores e fornecedores , que terão acesso a esta divisão criada.
Uma Divisão Mercadológica nada mais é que separar por mercadológico o que cada comprador vai poder comprar, desta forma serve para segmentar as compras por categorias específicas, definindo quais produtos cada comprador pode adquirir. Por exemplo, um comprador da Divisão Mercearia terá restrições e não pode poderá comprar itens da Divisão Hortifrúti por exemplo.Para trabalhar com Divisão Mercadológica antes é necessário ativar . Isso garante um controle mais rigoroso e organizado das aquisições, facilitando a gestão e evitando confusões entre diferentes categorias de produtos.
Para criar Divisões Mercadológicas e gerenciar os compradores e fornecedores associados, siga estas etapas:
Ativar o Parâmetro:
Acesse Sistema > Ferramentas > Parametrização do Sistema.
Na opção 2, ative o parâmetro Trabalhar Com Comprador no Pedido por Divisão Mercadológica
...
.
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Criar Divisões Mercadológicas:
Após a ativação, vá para o menu de Cadastro > Cadastro de Fornecedor
...
> Divisão Mercadológica.
Clique em Incluir
...
e crie uma divisão, definindo um nome e as características desejadas.
No campo Descrição
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, preencha com o nome da Divisão Mercadológica
...
.
Selecione os departamentos, seções,
...
grupos ou subgrupos que farão parte da divisão
...
. Se você marcar um nível mais alto, os itens abaixo herdarão
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essa marcação.
Para
...
marcar o
...
mercadológico que fará parte da
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divisão, utilize a barra de espaço do teclado.
...
Para
...
cada divisão criada, associe os compradores que terão acesso a essa divisão, clicando em Comprador. Da mesma forma, associe os fornecedores que poderão fornecer produtos dentro dessa divisão, clicando em Fornecedor.
Digite o código do Comprador
...
. Se ele
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puder comprar para mais de uma loja, marque a opção Multi-Loja
...
. Se for Gestor da Categoria,
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ative a Flag Gestor
...
(lembre-se: só pode haver um gestor por
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divisão). Depois, clique em Incluir.
Para associar os fornecedores nos quais poderão ter pedidos para esta divisão, selecione a divisão e clique em Fornecedor.
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Preencha os campos com os dados de CNPJ, Contato e Telefone, e em seguida, clique em Salvar.
Na versão 2.7.65 ou superior, foi liberada uma flag que permite ao sistema não contabilizar os pedidos de compra com natureza de operação da espécie transferência, facilitando a expedição de pedidos entre lojas.
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