Alçada de Compra e Divisão Mercadológica

Owned by Mayara Rodrigues
Last updated: set. 23, 2024 by Débora Sousa
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O recurso de Alçada de Compra permite que o gestor programe uma verba mensal máxima para a aquisição de mercadorias. Quando o saldo da alçada se esgota, o comprador não poderá liberar novos pedidos no sistema, transferindo essa responsabilidade para o setor financeiro, evitando assim comprometer o fluxo de caixa. O valor da alçada deve ser definido com base no Planejamento das Vendas e por categoria. Para mais informações, acesse .

Esse controle pode ser configurado por Estabelecimento ou Agrupamento. Para ativar a funcionalidade por Agrupamento, siga os passos abaixo:

  1. Acesse o menu Sistema.

  2. Selecione a opção Ferramentas.

  3. Clique em Parametrização do Sistema.

  4. Ative o parâmetro Alçada de Compra pelo Agrupamento na opção 3.

Premissas para o Planejamento de Compras:

  1. Controle do Sortimento da Loja: Certifique-se de que todos os produtos necessários estão disponíveis e organizados conforme a demanda e o perfil de cada loja.

  2. Verificar se os custos de Entrada de Nota Fiscal estão corretos: confirme que todos os custos relacionados à entrada de mercadorias estão devidamente registrados e atualizados no sistema.

  3. Verifique se os produtos de produção e Kits estão corretamente cadastrados e controlados: garanta que todos os produtos fabricados e kits de produtos sejam cadastrados com suas respectivas informações de custo e controle de estoque.

  4. Verifique se os produtos de desossa estão com os rendimentos adequados e se os custos do osso e da muxiba estão corretamente distribuídos: avalie se os rendimentos dos produtos provenientes de desossa estão precisos e se os custos adicionais, como ossos e muxiba, estão alocados corretamente.

Para criar a Alçada de Compra, siga os seguintes passos:

  1. Acesse o Menu: Navegue até o menu Compras.

  2. Clique em Alçada de Compras: Escolha a opção Alçada de Compras no menu.

  3. Escolha o Mês: Na tela de seleção de mês, utilize os botões Avançar ou Retroceder para navegar pelos meses disponíveis. Após escolher o mês desejado, clique em OK para confirmar.

Após selecionar o mês de competência da alçada, insira o valor total e salve a configuração. Para isso:

  1. Digite o valor máximo disponível para compras no campo correspondente ao Valor Total da Alçada.

  2. Clique em Salvar para confirmar a configuração do valor da alçada para o mês selecionado.

Dica para Planejamento

Para garantir uma gestão financeira saudável, considere que o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) não deve exceder 75% do valor total planejado para as vendas. Isso é essencial para manter a margem líquida da loja em torno de 25%, preservando a rentabilidade do negócio.

Após definir o valor total da alçada, é necessário distribuí-las entre os níveis desejados:

  1. Distribuição da Alçada:

    • Selecione o Departamento onde deseja distribuir a alçada e clique em Valor.

    • Insira o valor correspondente ao departamento e repita o processo para as Seções, Grupos e Subgrupos, conforme necessário.

  2. Distribuição por Divisão Mercadológica:

    • Se a loja ou grupo trabalha com compradores específicos para cada divisão, distribua a alçada até o nível de Subgrupo. Isso facilitará a gestão detalhada das compras.

  3. Ajuste e Verificação:

    • Certifique-se de que a verba foi distribuída integralmente. O total distribuído deve corresponder ao valor total da alçada definida anteriormente.

  4. Definição do Valor Ideal:

    • Utilize o CMV (Custo da Mercadoria Vendida) disponível no relatório de Análise de Produtos Vendidos para determinar o valor ideal para cada categoria. Isso ajudará a manter o controle financeiro e evitará exceder o limite estabelecido.

Dica

Distribuir a alçada até o nível de subgrupo é altamente recomendado para uma gestão mais precisa, especialmente em estabelecimentos com compradores especializados em categorias específicas.

Para calcular a alçada de compra com base no CMV, siga os passos abaixo:

  1. Calcular o Percentual de CMV:

    • Divida o valor do CMV (Custo da Mercadoria Vendida) pela Venda Líquida. O resultado será o percentual de CMV.

       

  2. Definir o Limite de Compras:

    • Esse percentual indica quanto do valor planejado para vendas pode ser destinado para compras.

    • Exemplo: Se o percentual de CMV for 73,51% e a venda planejada for de R$ 100.000,00, então o valor máximo que se pode planejar para compras é:

  3. Determinar o Valor Planejado por Departamento:

    • Utilize o Relatório Demonstrativo Geral de Vendas para encontrar o valor planejado por departamento.

    • Se o Planejamento de Vendas por Categoria não tiver um histórico do ano anterior, utilize o percentual de participação das vendas do departamento para calcular a previsão de vendas.

  4. Aplicar o Percentual de CMV:

    • Para cada departamento, multiplique a previsão de vendas pelo percentual de CMV para obter o valor da alçada de compras.

Exemplo Detalhado:

Se a Venda Líquida de uma categoria for R$ 120.000,00 e o CMV for R$ 88.212,00, então:

Percentual de CMV=88.212120.000×100=73,51%\text{Percentual de CMV} = \frac{88.212}{120.000} \times 100 = 73,51\%Percentual de CMV=120.00088.212​×100=73,51%

Se o valor planejado para vendas dessa categoria for R$ 150.000,00, o valor de compras não deve ultrapassar:

Valor de Compras=150.000×0,7351=110.265,00\text{Valor de Compras} = 150.000 \times 0,7351 = 110.265,00Valor de Compras=150.000×0,7351=110.265,00

Seguindo esses passos, é possível planejar a alçada de compras de maneira mais precisa e evitar problemas com fluxo de caixa.

O acompanhamento da Alçada de Compras pode ser feito clicando em Imprimir. Essa opção gera um relatório detalhado, onde você poderá visualizar o valor total da alçada, os valores já comprometidos com pedidos liberados e o saldo disponível.

Sempre que um pedido de compras for liberado, o valor correspondente será descontado do saldo da alçada automaticamente. Isso permite um controle em tempo real dos gastos com compras, garantindo que o valor estabelecido para cada categoria ou departamento não seja ultrapassado.

O sistema também impede a liberação de novos pedidos quando o saldo da alçada é esgotado. Nesse caso, é necessário que o gestor ou o setor financeiro reavaliem o planejamento ou ajustem a alçada.

Para liberar pedidos pendentes acesse o Módulo Financeiro > Contas a Pagar > Liberação de Pedido Pendente. Clique em Liberação de Pedido Pendente.

Na tela, você poderá visualizar todos os pedidos pendentes.

Ações Disponíveis:

  1. Liberar: Se todas as condições estiverem corretas e o pedido estiver pronto para liberação, clique na opção para liberar o pedido.

  2. Cancelar: Caso o pedido não deva prosseguir, você também terá a opção de cancelar o pedido diretamente da tela.

Também é possível criar Divisões Mercadológicas, e associar os compradores e fornecedores que terão acesso a esta divisão.

Uma Divisão Mercadológica serve para segmentar as compras por categorias específicas, definindo quais produtos cada comprador pode adquirir. Por exemplo, um comprador da Divisão Mercearia terá restrições e não poderá comprar itens da Divisão Hortifrúti. Isso garante um controle mais rigoroso e organizado das aquisições, facilitando a gestão e evitando confusões entre diferentes categorias de produtos.

Para criar Divisões Mercadológicas e gerenciar os compradores e fornecedores associados, siga estas etapas:

  1. Ativar o Parâmetro:

    • Acesse Sistema > Ferramentas > Parametrização do Sistema.

    • Na opção 2, ative o parâmetro Trabalhar Com Comprador no Pedido por Divisão Mercadológica.

  2. Criar Divisões Mercadológicas:

    • Após a ativação, vá para o menu de Cadastro > Cadastro de Fornecedor > Divisão Mercadológica.

    • Clique em Incluir e crie uma divisão, definindo um nome e as características desejadas.

    • No campo Descrição, preencha com o nome da Divisão Mercadológica.

    • Selecione os departamentos, seções, grupos ou subgrupos que farão parte da divisão. Se você marcar um nível mais alto, os itens abaixo herdarão essa marcação.

    • Para marcar o mercadológico que fará parte da divisão, utilize a barra de espaço do teclado.

       

  3. Para cada divisão criada, associe os compradores que terão acesso a essa divisão, clicando em Comprador. Da mesma forma, associe os fornecedores que poderão fornecer produtos dentro dessa divisão, clicando em Fornecedor.

    Digite o código do Comprador. Se ele puder comprar para mais de uma loja, marque a opção Multi-Loja. Se for Gestor da Categoria, ative a Flag Gestor (lembre-se: só pode haver um gestor por divisão). Depois, clique em Incluir.

     

    Para associar os fornecedores nos quais poderão ter pedidos para esta divisão, selecione a divisão e clique em Fornecedor.

    Preencha os campos com os dados de CNPJ, Contato e Telefone, e em seguida, clique em Salvar.

Na versão 2.7.65 ou superior, foi liberada uma flag que permite ao sistema não contabilizar os pedidos de compra com natureza de operação da espécie transferência, facilitando a expedição de pedidos entre lojas.